5 passos para otimizar a emissão de NFe na sua empresa

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

Nota Fiscal Eletrônica (NFe), já é algo muito frequente em nossos dias, emitida quando se faz uma transação de compra ou venda, seja para um produto ou para uma prestação de serviço. É por meio dela que se sabe o quanto é pago de imposto para o governo e o que está sendo comercializado dentro do país.

Colocada em vigor a sua emissão em 15 de Setembro de 2006, pelo governo, tanto por grandes empresas quanto por pequenas. Foi criada para a substituição das notas fiscais tradicionais feitas de papel, facilitando a vidas dos empresários.

5 passos para otimizar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica na sua empresa

No entanto, mesmo com tantas vantagens e praticidade, muitos gestores encontram dificuldades, ficando perdidos e perdendo muito tempo com toda essa mudança e atualização necessária, mas o que muitos não sabem, é que o processo todo pode ser otimizado, visando melhorias e poupando tempo das empresas. Por isso a seguir apresentamos algumas dicas de como otimizar o procedimento de emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.

Controle as etapas do processo

Pelo menos no começo é necessário dedicar um bom tempo para estar por dentro de todas as etapas, atentando sempre para emissão, pagamentos, prazos das notas, com isso evita atrasos nos pagamentos ou pagamentos de notas canceladas.

Esse procedimento garante uma gestão eficiente, e conforme for passando o tempo, o processo entra na rotina e se torna automática, ocupando um tempo menor.

Armazenamento dos arquivos

Sabendo-se que pela legislação é obrigatório guardar os documentos fiscais por 5 anos.

O armazenamento dos arquivos, das transações é de extrema importância, pois perder uma informação pode dar uma tremenda dor de cabeça para o gestor. Para evitar acontecimentos assim, é essencial ter um controle e eficiência no armazenamento dos arquivos, fazer backup periodicamente, pode ajudar.

Armazenamento em nuvem tem sido ultimamente um backup simples e seguro, há também o armazenamento em Datacenters, onde o mesmo permite realizar consultas, uma das melhores escolhas para o atendimento, clientes e empresas.

Organização das Notas Fiscais Eletrônicas

É importante tem um local definido para validar e guardar as notas fiscais, além da organização, tem-se um melhor controle sobre as mesmas. É possível obter essa organização através do DANFE (Documento Auxiliar Da Nota Fiscal Eletrônica), onde apenas pessoas que lidam com esse processo tem acesso.

É interessante separar as notas por classificações, onde podem ser separadas por critérios relevantes para as atividades da empresa. Pode-se organiza-las por produtos, setores, regiões, entre outras.

Verificação da autenticidade das notas fiscais eletrônicas

Todo cuidado é pouco quando o assunto é documentos fiscais, e para não caiu em fraudes ou envolver com notas fiscais sem a autenticidade devida, o gestor tem que sempre consultar e se certificar de que o documento é verídico e que os impostos foram cobrados corretamente. Podem-se consultar estas documentações no portal da prefeitura emissora.

Sistema de gerenciamento

Adotando um software de gerenciamento, facilita o procedimento de vendas e emissão de notas fiscais, isso porque ele funciona por via de uma ferramenta integrada de gestão, totalmente automática. Além disso, essa estrutura traz mais agilidade e independência ao setor financeiro da empresa. 

Tipos de nota fiscal

  • Nota fiscal eletrônica (NF-e): Emitida em compras e vendas de mercadorias que necessitam pagar impostos. Documentos esses, que necessitam de assinatura digital e autorização da Secretaria da Fazenda do estado.
  • Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): Quase igual a anterior, porém, essa é referente à prestação de serviços. Foi criada para substituir a Declaração de Serviço.
  • Conhecimento de Transporte Eletrônica (CT-e): referente à prestação de transporte rodoviário de carga. É validada pelos meus órgãos que o da nota fiscal eletrônica normal.
  • Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): Criada para a substituição do cupom fiscal, é uma alternativa eletrônica, que reduz os custos e obrigações acessórias aos contribuintes.

Suas vantagens

Além de sua facilidade, possui outras vantagens como:

  • O simples fato de ser emitida e armazenada eletronicamente reduz os custos;
  • Reduz também o impacto ambiental, pois diminui a emissão de papel;
  • Aumenta a segurança, diminuindo os riscos de extravios, crescendo a credibilidade na relação com os fregueses;
  • Reduz o tempo, pois anteriormente era necessário ir ate o local do armazenamento para ter acesso às mesmas, sendo atualmente acessada com um clique nos computadores.

Adquirindo emissão de notas fiscais eletrônicas em sua empresa

Primeiramente, para adquirir a nota fiscal eletrônica, a empresa precisa de um certificado digital, o qual é como uma assinatura, que servirá para validar os documentos. Para obter um certificado é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora para fazer a solicitação, e depois ir pessoalmente a uma Autoridade de registro para confirmar informações e validar.

Logo depois é necessário cadastrar a empresa na Secretaria da fazenda do estado onde se localiza a empresa. Nesse procedimento é indicado ter um contador para orientar nas legislações, que depende de cada local.

E por fim instale um software para emitir as notas fiscais eletrônicas.

Orientação para escolher o melhor emissor

É importante ter umas coisas em mentes quando for escolher um emissor de notas fiscais, por exemplo, é bom ter uma noção de quanto tem disponível para o investimento, o interessante é que no mercado tem para qualquer bolso, desde grátis ate com valores que varia conforme o serviço é oferecido;

Faça uma análise do que realmente a sua empresa necessita, caso não tenha um conhecimento técnico, é aconselhável escolher soluções que ofereçam ferramentas conforme as necessidades da empresa;

Procure por referências, saber sobre opiniões de clientes e fornecedores atuais antes de contratar o serviço. E se possível, faça testes antes de fechar negócio, para ter uma noção se é realmente isso que a empresa necessita,  e assim evitar futuras frustrações. 

Essas foram algumas informações e dicas para quem está sempre buscando melhorias e atualização para sua empresa, é importante sempre ficar por dentro das mudanças do mercado e sempre tentar aperfeiçoar no máximo os processo, ficando claro que a otimização das emissões de notas, ajuda e muito a vida do empresário tão em relação aos fregueses, fornecedores quanto ao governo. 

Agora que você já sabe como otimizar o processo de emissão, entre em contato com a ACB através do site e solicite uma consultoria gratuita para o seu negócio. 

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