Guia prático para emissão de NF-e

O que é nota fiscal?

Nota fiscal é um recibo de prestação de serviços, produtos, mercadoria ou qualquer transação de venda. Em suma, é emitido fisicamente o documento e tem a finalidade de auxiliar também no recolhimento de impostos.

Serve para todas as relações de compra e venda, independentemente do valor do produto, o consumidor/ comprador tem o direito de obter a nota fiscal. A recusa ou não emissão consta como sonegação de impostos.

O que é NF-e?

A nota fiscal eletrônica de sigla NF-e nada mais é que um documento que substitui a versão física, dispensando emissão e impressão na versão papel. Facilita a organização e o lançamento o que reduz taxas e chances de extravio.

O recibo de pagamento não substitui a nota fiscal, seja ela física ou eletrônica. O recibo consta apenas que o produto foi recebido e o montante foi pago, não serve para fins de arrecadação de impostos. Por esse motivo é tão importante o lançamento da nota fiscal.

Origem da NF-e

Foi adotada em 2005 pelos estados brasileiros como forma de unificação no recolhimento de impostos e armazenamento, visando mais efetividade.

Quem deve emitir NF-e?

Todas as empresas prestadoras de serviço e vendedoras de produtos, exceto os MEI’s (microempreendedores individuais) quando prestarem serviço para pessoas físicas; autônomos e freelancers, desde que trabalhem com RPA (Recibo de pagamento autônomo) ou RPCI (Recibo de pagamento a contribuinte individual).

Vantagens de utilizar NF-e

Dentre todas as vantagens de se utilizar a Nota Fiscal Eletrônica, destacam-se:

  • Redução de custos tanto para impressão das notas fiscais quanto para seu armazenamento
  • Auxilia no planejamento logístico devido às informações presentes na NF-e
  • Diminui erros na hora de preenchê-la, visto ser possível corrigir informações com facilidade.
  • Por se tratar de um documento eletrônico, a gestão de informação se torna mais eficiente, agilizando processos.

Como emitir NF-e?

Você precisará de um certificado digital que é obtido através do site de uma autoridade certificadora. Há 2 tipos de certificados digital o A1 e o A3.

Uma máquina, geralmente um computador ou notebook, dependendo do certificado que optar por obter. Essa máquina deve ter conexão com a internet para que os dados da nota fiscal eletrônica sejam inseridos, validados e devidamente armazenados.

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Certificados digitais

Certificado digital A1

É um certificado com validade de um ano. Instalado de forma digital e gravado em uma máquina, computador. Depois de autenticado basta fazer o cadastro de uma senha e suas notas fiscais eletrônicas estarão seguras e salvas.

A vantagem do certificado digital A1 sob o certificado A3 é que ele pode ser acessado de outros dispositivos desde que o arquivo seja transferido para o outro aparelho, seja tablet, celular e afins.

Certificado digital A3

Diferentemente do certificado A1 já apresentado, este por sua vez, se trata de uma peça mais conhecida como token que gera uma nova senha a cada minuto. Geralmente na versão dispositivo USB, cartão ou token. Não é possível ser compartilhado com outros dispositivos.

É menos conveniente, por não ser acessado sem o hardware, mas aparentemente mais seguro por sua característica intransferível.

Quem precisa do certificado?

Toda e qualquer empresa que emitir nota fiscal eletrônica deve ter um certificado digital. A exceção só cabe às empresas que fazem parte do Simples Nacional, empresas com menos de 5 funcionários por exemplo.

Como obter o certificado digital?

Após escolher a opção que mais atende suas necessidades você deve escolher uma autoridade certificadora, são apenas elas que têm autorização para emitir o certificado digital. Para não cair em um golpe sempre analise a credibilidade da empresa através do site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Sempre bom frisar que os valores não são fixos, alteram de empresa para empresa e vale a pena a pesquisa antes de fechar o contrato.

Após a escolha é importante que se faça uma visita presencial com os documentos necessários e aguardar a aprovação do sistema. Neste meio tempo de contratação faça os testes das máquinas para que não haja dor de cabeça depois.

Logo, após a fase de conclusão terá seu certificado digital em mãos e é só baixar um software de emissão de notas fiscais eletrônicas e atualizar/regularizar sua empresa.

Guia do que será necessário para o preenchimento de uma NF-e 

Identificação

Nesta aba você vai preencher tudo sobre a identidade das partes, tanto quem está vendendo ou fornecendo o produto como quem está comprando. Todos os dados.

Qualificação do produto

Apresentar e identificar tudo sobre o produto, quantidade, cor, valor, espécie, tamanho e tipo.

Peso

Peso do produto individual e peso bruto.

Classificação da relação de compra e venda

Classificar os produtos de acordo com a tabela do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e do mesmo modo, com a tabela do CEST (Código Especificador de Substituição Tributária).

Tributação

Verificar situação tributária na lista de CST (Código de Situação Tributária), verificar igualmente, Origem de entrada e saída de acordo com a tabela disponível no site da Receita Federal.

Natureza da operação

Do que se trata exatamente a relação em questão

Forma de pagamento

Como será a transferência do dinheiro entre emitente e destinatário

CFOP

Código Fiscal de Operações e Prestações, um código que tem como finalidade de identificar a natureza de circulação de mercadoria. Há uma tabela que define se a operação ali realizada deve colher impostos ou não.

Cada código da tabela se refere a um tipo de operação e tem um valor específico, por isso é muito importante sempre manter a tabela atualizada.

ICMS

Todas as empresas devem contribuir com o ICMS. O produto tem um percentual embutido em seu preço final quando circula entre cidades ou estados. Todas pessoas físicas ou jurídicas que tem grandes manifestos de compra e venda devem contribuir com o ICMS que é encaminhada para os estados e utilizadas na manutenção destes.

O pagamento é aplicado a taxa SELIC e o valor varia de acordo com o estado.

Dentro do ICMS também há a necessidade do preenchimento do ICMS ST que se trata de substituição tributária.

Valor total

Todos os valores atribuídos a nota serão inseridos no final dela. Sejam valores do produto em si, dos tributos e da própria nota fiscal eletrônica.

Conclusão

Contudo, as tabelas que serão necessárias estarão sempre disponíveis em sites oficiais do governo ou do próprio órgão responsável. Você empreendedor ou comerciante não se esqueça de sempre emitir a nota fiscal eletrônica a fim de não ter problemas judiciais provindos de sonegação de impostos.Para conhecer mais soluções inteligentes para sua empresa, consulte nosso site.

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