Passo a passo para preenchimento e emissão de NFe

Preencher uma Nota Fiscal Eletrônica nem sempre é uma tarefa fácil. Se você não tiver experiência, realizar o correto preenchimento pode se tornar um verdadeiro desafio.

Existem muitas informações a serem inseridas na NF-e. Sendo assim, é importante que você saiba exatamente o que cada área significa.

Antes de mais nada, para conseguir emitir sua NF-e é necessário que você tenha um computador onde seu certificado digital tenha sido instalado. Além disso, um software desenvolvido com o propósito de estruturar seu documento é primordial. Ademais, como se trata de uma operação que envolve o uso de internet, ter uma conexão estável é importante.

Existem muitos campos a serem preenchidos na Nota Fiscal Eletrônica, indo desde identificadores até com propósito de tributação. Como está relacionada com a venda de produtos e serviços, identificar quem realiza e quem recebe é fundamental. Todavia, a natureza do que fora comercializado é requerida em sua Nota. Além disso, informar o valor total da nota é imprescindível para sua emissão.

Existem alguns pontos que não são obrigatórios para a emissão de sua NF-e, como o frete. Portanto, a critério de praticidade, não serão incluídos neste artigo.

 Veja nosso passo a passo de como preencher os campos obrigatórios de sua NF-e.

Requisitos para emitir uma NF-e

Para emitir uma NF-e faz-se necessário os seguintes requisitos:

  • Certificado digital pronto para uso em sua máquina.
  • O computador onde a operação será realizada.
  • Software especializado para emissão de NF-e.
  • Conexão com a internet para realizar a operação

Em caso de estar procurando um Software de qualidade para emitir sua NF-e, dê uma olhada no sistema que trabalhamos clicando aqui.

O que significa cada campo presente na NF-e?

No momento de preencher uma NF-e é comum se assustar com a quantidade de informações pedidas pelo documento. Sendo assim, para garantir praticidade fizemos um breve resumo dos principais campos dela:

Dados do emitente

Documentos de cadastro da empresa que está emitindo a nota como: Nome fantasia, razão social, CNPJ, telefone, endereço, inscrição estadual e municipal.

Dados do destinatário

Dados do comprador ou cliente, nome fantasia, razão social, CNPJ ou CPF, telefone, endereço, inscrição estadual e municipal, se tiver.

Nome ou identificação do produto

Deverá conter nome, marca, modelo, espécie, cor, tamanho e qualquer outro detalhe que seja importante para a identificação do produto.

Tipo

O tipo em que o produto foi vendido, em metro quadrado (M²), unidade (UN), peça (PC) e etc.

Quantidade

A quantidade em que o produto foi vendido

Ex: 15 M² – 15 metros quadrados ou 7 UN – 7 unidades

Valor unitário

Valor de cada produto, individualmente, em reais.

Valor Total

Valor bruto de todos os produtos acordados no momento da venda, em reais.

Peso líquido total

O peso líquido de todos os produtos, sendo o total inserido na NF-e. Geralmente é calculado direto pelo peso bruto unitário.

Peso bruto total

Peso bruto total de todos os produtos vendidos por você.

NCM

NCM (nomenclatura comum do Mercosul). É uma tabela padrão utilizada em todo o Mercosul, tem 8 posições que classificam compras e vendas e determina os tributos nesta relação específica.

Pode-se encontrar a tabela atualizada no site do Ministério da Fazenda.

CEST

Código Especificador de Substituição Tributária uniformiza a tributação das mercadorias. Essa tabela pode ser encontrada atualizada no site do CONFAZ.

ICMS

Situação tributária – Verificar na lista de CST (Código de Situação Tributária)

Origem de entrada e saída – disponível no site da Receita Federal.

Natureza da operação

Especificar se é compra, venda, importação, etc.

Forma de pagamento

A prazo, a vista, consignado, etc.

CFOP

Códigos fiscais de operações e prestações que fiscalizam e identificam o fluxo de mercadorias. São 4 dígitos que ajudam o governo a controlar entrada e saída de produtos.

Base de Cálculo do ICMS

Este campo só será preenchido quando houver necessidade, empresa do Simples nacional geralmente não usarão.

Valor total do ICMS

Só será preenchido de acordo com o cálculo do ICMS.

Base de cálculo ICMS ST

ST – Substituição tributária

Este valor é atribuído ao fabricante do produto e não ao vendedor.

Valor total dos produtos

Valor total do montante de produtos ou serviços ao qual são destinados a relação.

Valor total da nota fiscal eletrônica

Valor total da nota, do começo ao fim, com todas as informações competentes.

Valor dos tributos do governo

Valor integral e total dos tributos. Quanto, em termos de porcentagem, do produto está sendo pago como forma de imposto.

Nomenclaturas usuais para emissão da NF-e

Para finalizar vamos acrescentar algumas especificações sobre alguns termos que não fazem parte do cotidiano de pessoas que estão começando aderir ao sistema de NF-e.

NCM – nomenclatura comum do Mercosul

O NCM é uma peça fundamental da nota fiscal. Ele determina a classificação e a natureza do produto ou serviço que ali contem. O código é de 8 números onde os 6 primeiros se tratam do sistema harmonizado e os 2 últimos são das especificações do Mercosul.

O sistema harmonizado nada mais é do que números que determinam as características do produto de acordo com um código internacional.

A tabela do SH (sistema harmonizado) fica disponível no site oficial da receita federal. Importante sempre acompanhar os sites oficiais pois essas tabelas têm alterações constantes.

O preenchimento incorreto do NCM gera multas ao emitente, o valor da multa depende do erro que foi cometido. O destinatário não se isenta da culpa, deve-se sempre conferir e em caso de erro deve o próprio informar o erro ao fabricante, e se persistir na intenção de fraude o mesmo deve recorrer a denúncia.

CEST – Código Especificador da Substituição Tributária.

CEST é o código que deve constar em produtos sujeitos a substituição tributária. Ele estabelece e uniformiza as mercadorias e produtos que estão, por sua vez, sujeitos também a antecipação do recolhimento do ICMS por parte do governo estadual.

A tabela pode ser encontrada no site da CONFAZ contendo todos os detalhes referente aos produtos e classificações. Lembrando também que a tabela sofre atualizações constantes e desta forma deve ser consultada regularmente para que se evite qualquer erro referente a preenchimento.

ICMS – imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

Toda e qualquer mercadoria que circula entre estados e cidades é fiscalizada. E para que ocorra a fiscalização há uma taxa de ICMS que é cobrada sob o preço do produto. Está presente, por exemplo, na conta de energia de qualquer residência.

Qualquer pessoa física ou jurídica que comercializa deve fazer sua inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS. Algumas operações são isentas da taxa desde que se tratem de transação referente a ouro, bens móveis ou de propriedade, livros e jornais e várias outras exceções.

O valor varia de acordo com o estado, mas a grande maioria utiliza a forma de cobrança baseada em 17% o valor do produto. A taxa é cobrada indiretamente, como no caso da conta de energia.

CFOP – códigos fiscais de operações e prestações

É uma tabela de codificação que traz os dados do ICMS e também do IPI (imposto sobre Produtos Industrializados). Se refere a entrada e saída de mercadorias como já citado anteriormente na definição de ICMS.

A CFOP tem como órgão de fiscalização a receita federal por esse motivo ela garante mais transparência na transação e melhor gestão empresarial. Sempre bom consultá-la antes de fazer o preenchimento da nota fiscal eletrônica e conferir.

Dicas úteis na hora de realizar a emissão da NF-e

Desta forma apresentamos o passo a passo para preenchimento e emissão de nota fiscal eletrônica. Busque conferir os dados de acordo com sites oficiais, principalmente as tabelas de tributos para que não haja perca ou apreensão dos produtos e mercadorias, gerando multas e uma grande dor de cabeça desnecessária.

Caso haja alguma dúvida é importante que se dirija a um órgão especializado nesta área e se verifique a veracidade do estabelecimento e a eficiência dos funcionários, pois se trata de muitos detalhes que às vezes passam despercebidos, principalmente pelos iniciantes. Um mínimo erro pode gerar uma nota fiscal totalmente irregular e acarretar problemas judiciais. Fique ligado.

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